Wir betrachten die Implementierung des SAP-Systems als ein komplexes Projekt der digitalen Transformation, das nicht nur die Installation der Software, sondern vor allem eine tiefgreifende Veränderung der Unternehmensprozesse, die Schulung der Mitarbeiter und die Migration von Daten umfasst. In der Regel dauert es mehrere Monate bis Jahre, je nach Größe des Unternehmens und Umfang der Implementierung.
Hier geben wir einen Überblick darüber, was die Einführung von SAP aus der Praxis heraus beinhaltet, strukturiert nach der Standardmethodik (SAP Activate):
1. Vorbereitungsphase (Project Preparation)
Definition der Ziele: Klare Festlegung dessen, was das neue System bringen soll (z. B. Beschleunigung der Produktion, bessere Berichte).
Teambildung: Bildung eines Projektteams aus internen Schlüssel-Anwendern (Key Users) und externen Beratern.
Planung: Definition des Projektumfangs, des Budgets, des Zeitplans und der Risikoanalyse.
Installation des Umfeldes: Technische Vorbereitung der Infrastruktur (Server, Cloud).
2. Entwurf und Analyse (Business Blueprint)
Prozessabbildung: Detaillierte Beschreibung der bestehenden Geschäftsprozesse und deren Entwurf im neuen SAP-System.
Fit-Gap-Analyse: Vergleich der Anforderungen des Unternehmens mit den SAP-Standardfunktionen (Best Practices) und Ermittlung, wo das System angepasst (customizet) werden muss.
Dokumentation: Erstellung eines „Blueprints”, d. h. eines genehmigten Dokuments, nach dem das System konfiguriert wird.
3. Realisierung (Realization)
Systemkonfiguration: Die Berater richten die SAP-Module (z. B. FI-Buchhaltung, CO-Controlling, MM-Lager, SD-Vertrieb) gemäß dem Entwurf ein.
Entwicklung und Anpassungen: Programmierung spezifischer Berichte oder Funktionen, die nicht zum Standard gehören.
Testen: Laufende Tests der Konfigurationen (Unit Testing) und anschließend integrierte Tests, um zu überprüfen, ob die Module zusammenarbeiten.
4. Endgültige Vorbereitung (Final Preparation)
Anwenderschulung: Schlüssel-Anwender und Endanwender werden in der Arbeit mit dem neuen System geschult.
Datenmigration: Übertragung von Daten aus alten Systemen in SAP (Kunden, Lieferanten, Lagerbestände, offene Aufträge).
Abnahmetests (UAT): Endgültige Überprüfung durch die Anwender, ob das System wie erwartet funktioniert und startbereit ist.
5. Start und Support (Go-Live & Support)
Cutover (Umstellung): Abschaltung des alten Systems und „Start“ von SAP (oft am Wochenende oder zum Monats-/Jahreswechsel).
Support nach dem Start: Intensive Unterstützung durch Berater und das interne Team in den ersten Tagen/Wochen nach dem Start (Hypercare).
Optimierung: Feinabstimmung des Systems anhand des realen Betriebs.
Was ist für den Erfolg entscheidend
Unterstützung durch die Geschäftsleitung: Ohne starkes Engagement der Geschäftsleitung ist das Projekt gefährdet.
Change Management: Die Mitarbeiter müssen die neue Arbeitsweise akzeptieren.
Datenqualität: „Fehlerhafte Daten” können den Go-Live verhindern; die Datenbereinigung ist von entscheidender Bedeutung.
Die Einführung von SAP ist nicht nur ein IT-Projekt, sondern ein Projekt, das weitreichende Veränderungen im Unternehmen mit sich bringt.